7 motivos para ter um software odontológico em consultórios
Os constantes avanços tecnológicos trazem beneficiam muito a gestão das empresas. Para as clínicas, o software odontológico é um dos mais poderosos recursos, permitindo ganho de tempo e aumento de lucros.
Aproveitando suas ferramentas de automação, você consegue manter uma rotina 100% organizada. Elimina perda de tempo em buscar informações armazenadas de maneira despadronizada e antiproducente – muitas vezes ainda em papel.
Além disso, ainda garante ao seu negócio controle financeiro com dados 100% confiáveis. E o melhor de tudo: investindo apenas 10% do tempo que gasta hoje realizando diversos controles manuais.
Para você entender mais sobre as vantagens dessa automação, preparamos este artigo com os 7 principais motivos para você apostar em um software odontológico. Acompanhe!
Principais problemas das clínicas sem software odontológico
Sem sombra de dúvidas o maior problema é a desorganização e suas diversas consequências.
Sem um programa que armazene, organize e gerencie dados de maneira eficiente e inteligente, a maioria das clínicas ainda utilizam agendas, fichas e prontuários de papel.
Além desse modelo de trabalho consumir o triplo de tempo no registro de informações, ainda há a demora para localização de dados e o risco de extravios. Sem contar o espaço que os registros de papel ocupam e o intenso trabalho manual das atualizações de cadastrais.
Porém, o principal prejuízo que uma gestão analógica e desorganizada traz é a complexidade do controle financeiro. No caso de clínicas, a movimentação financeira é muito intensa, pois o volume de pacientes atendidos é grande e gera muitos faturamentos. Assim, como o consumo de materiais é alto, e há muitos custos a levantar.
Sem um sistema, é necessário calcular a mão todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, e também os valores corretos de repasse a cada dentista. Geralmente quem faz este controle é o dentista proprietário, que acaba reduzindo seu período de atendimentos de pacientes para dar conta da atividade.
Assim, além de acabar reduzindo seu faturamento individual, ainda acumula estresse pela sobrecarga de atividades e pela pressão em existirem falhas nos cálculos.
O modelo de gestão é a raiz da questão
Todo este ambiente desorganizado e desgastante é fruto do modelo de gestão já ultrapassado, ineficiente nos dias atuais.
Em épocas onde não existiam recursos tecnológicos, os controles em papel e manuais eram as melhores alternativas e garantiam uma gestão de sucesso – para os padrões da época. E ainda assim quando surgiu a calculadora empresários não exitaram em começar a utilizar este recurso que gerou produtividade na sua equipe e mais segurança nos dados.
Então, não faz sentido hoje perder tempo com modelos que não acompanham a velocidade e a intensidade do seu negócio.
Com o alto movimento de clínicas, é necessário uma gestão moderna, voltada ao melhor aproveitamento dos principais recursos que sua clínica tem: sua equipe, seu tempo e seu espaço físico.
Ter acesso a dados estratégicos da sua clínica em tempo real e sem passar horas calculando permite melhores tomadas de decisão, que acarretam em melhores resultados – aumento nos rendimentos.
Porém, sem utilizar um software de gestão, ter esses dados sempre à mão é quase impossível. Então vive-se uma rotina frustrante de gastar tempo demais tentando fazer levantamentos importantes e acabar tendo que tomar decisões com base na intuição.
Conheça os 7 benefícios do software de gestão odontológica
Investir em um bom software especializado para clínicas odontológicas pode ser a chave de virada do seu negócio.
Com com controle financeiro completo e automatizado, garantindo maior eficiência e segurança para o dentista, suas tomadas de decisão serão mais certeiras.
Em vez de perder boa parte do seu precioso tempo com atividades operacionais que não agregam valor ao seu negócio, você conseguirá dedicar mais esforço na implementação de ações que gerem resultados concretos e crescimento.
Conheça, abaixo, as 7 principais vantagens dos softwares de gestão para as clínicas.
1 – Você Ganha Tempo, e tempo é dinheiro!
Sem dúvidas, o maior desafio para os dentistas proprietários de clínicas está na gestão do seu tempo.
Quantos pacientes você poderia atender a mais por dia se não precisasse fazer controles administrativos à mão? Quanto tempo a mais teria para descansar e desfrutar de lazer com sua família? Tempo é dinheiro. E para dentistas, tempo bem administrado significa qualidade de vida.
Eliminando atividades administrativas manuais que consomem o tempo em que você deveria estar atendendo os seus pacientes ou descansando, você aumenta seus lucros e também seu bem-estar.
Além disso, consegue focar em ampliar conhecimento em gestão e implementar ações que tragam segurança e crescimento à sua clínica.
2 – Dados 100% confiáveis
Em cálculos feitos à mão, em calculadoras e até mesmo no excel, há grandes chances de falhas nos resultados.
Erros de digitação ou até mesmo a aplicação de uma fórmula de Excel incorreta são falhas comuns de acontecer em rotinas agitadas, podendo distorcer resultados e trazer prejuízos.
Em softwares, os cálculos são automatizados e as chances de falhas são reduzidas a praticamente zero. Na realidade só ocorrem quando há falhas de cadastro e registros – ou seja: falhas humanas.
3 – Fácil acesso a históricos
Sem utilizar um software, geralmente as movimentações financeiras da clínica são registradas de maneira despadronizada. Em planilhas de Excel ou cadernos separados, dificultando a localização de dados de histórico.
É raro também existir um padrão de armazenamento desses materiais, como nomenclatura correta em caixas de arquivo, organização eficiente em pastas no Windows e em servidores.
Com softwares, esses dados ficam sempre à mão sem você perder tempo para localizar. Em poucos cliques você aplica filtros e seleciona apenas as informações precisas e específicas.
Pode encontrar o prontuário de um paciente específico que não retornava há muito tempo, o faturamento total do primeiro semestre do ano passado ou até a média de consultas realizadas durante janeiro de 2015.
4 – Você pode trabalhar com metas e indicadores
“Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve”. Esta célebre metáfora de Lewis Carroll na obra Alice no País das Maravilhas também serve para clínicas odontológicas.
Para melhorar os resultados na administração da sua clínica, você precisa saber que números precisa alcançar. Estudar, elaborar e controlar metas e indicadores é um dos melhores norteadores para tomadas de decisão estratégica.
E a organização sistemática de informações proporcionada por um software permite e facilita muito este tipo de técnica administrativa. Você pode levantar os números ideais que precisa perseguir. Como por exemplo:
Qual o volume máximo de faturamento com capacidade atual de atendimento de pacientes? Qual é o custo médio por paciente atendido ideal à clínica? Quais são os índices aceitáveis de taxa de absenteísmo? Entre outros.
Conhecendo quais são os valores e percentuais ideais ao seu negócio, é bem mais fácil tomar as decisões corretas. Utilizando um software, você tem a segurança do registro correto das informações importantes para análises administrativas eficientes.
5 – Poderosos Relatórios de gestão
Conseguir traduzir facilmente os resultados da sua clínica em números e permitir a identificação de pontos fracos e oportunidades: esses são os principais benefícios dos relatórios de gestão.
Com a facilidade do software, é extremamente simples levantar e cruzar dados importantes para análises estratégicas, gerando gráficos que facilitam a visualização e a interpretação.
Porém, sem um programa, o tempo gasto nesses levantamentos e a imprecisão das informações inviabilizam os relatórios.
6 – Melhores tomadas de decisão
Tendo acesso a dados seguros, conseguindo trabalhar com metas e indicadores e contando também com poderosos relatórios de gestão, você tomará decisões pautadas em fatos reais, e não em modismos e intuição.
Afinal, a estratégia que deu certo no negócio do seu colega não necessariamente dará certo no seu também, correto? E são os números da sua clínica que revelarão isso.
Conseguindo identificar quais são suas principais necessidades e prioridades, você fará investimentos certeiros.
Sem acesso a dados e fatos, você pode ter imaginado que precisaria investir em ações de marketing para atrair mais pacientes e assim aumentar seu lucro, por exemplo. Porém, analisando relatórios, pode identificar que seus horários são sempre lotados, porém há um alto índice de pacientes que não retornam.
Então, neste caso, o investimento mais inteligente seria apostar no marketing de relacionamento, para trazer de volta os pacientes que já foram seus, em vez de atrair ainda mais pacientes novos, que podem acabar não retornando também.
7 – Maior rentabilidade
Tendo maior organização e automação dos processos administrativos da sua clínica, você rapidamente conseguirá identificar os padrões mais importantes do seu negócio.
Conseguirá perceber o tipo de ação que acarreta em aumento de faturamento, e as falhas que geram aumentos de custos.
Delimitará também as prioridades de investimento e o resultado dos seus investimento com base em dados reais e confiáveis.
Dessa forma, certamente irá dedicar mais energia ao que é mais importante e as ações que dão melhores resultados, tendo como consequências melhora na rentabilidade, aumento dos lucros e crescimento do negócio.
Com tantos benefícios, difícil é encontrar um motivo para não apostar em um software de automação em gestão para sua clínica odontológica hoje mesmo.
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