Dentista – Use relatórios e revolucione a gestão da clínica

O segredo do sucesso na gestão da clínica odontológica está na inteligência da tomada de decisões. O administrador deve nortear suas escolhas com base em dados, fatos e históricos, e não apenas em tendências e experiência pessoal.

Para ter fácil acesso a dados estratégicos, os relatórios de gestão são excepcionais. A grande vantagem está em poder sintetizar e analisar apenas as informações essenciais para cada tomada de decisão.

Eles permitem a fácil comparação de custos e rendimentos entre diferentes períodos, além do cruzamento de dados para análises mais estratégicas (taxa média de absenteísmo em determinado período do ano, tempo médio de atendimento para cada procedimento, tipos de atendimento mais solicitados por plano odontológico, entre outros).

Aproveite o potencial dos relatórios de gestão e tenha total controle financeiro, ganhando tempo e expertise para implementar melhorias e crescer ainda mais. Confira, neste artigo, como a análise dos relatórios pode revolucionar a gestão da sua clínica odontológica.

Dentista: como você vê seus números hoje?

gestao financeira de um dentista

Estar sempre ciente dos principais números da sua clínica odontológica permite gestão e tomadas de decisão mais seguras. Porém, essa é uma realidade que existe em pouquíssimos estabelecimentos.

Em alguns casos até há o esforço em tentar fazer os registros e gerar relatórios manualmente ou pelo Excel. Entretanto, com o alto volume de atendimentos, é comum alguns registros se perderem, ou levam a relatórios falhos.

Além disso, é raro que clínicas odontológicas tenham um profissional da área de gestão que cuide exclusivamente do registro e análise desses dados.

Geralmente essa demanda fica a encargo do dentista proprietário. Ele divide sua rotina em atender todos os seus pacientes e administrar toda a clínica. Precisa garantir a quantidade necessária de materiais em estoque, o pagamento das contas em dia e o repasse individual para cada dentista da clínica.

O grande problema é que sem acesso a informações estratégicas, muitas vezes são feitas escolhas ruins, que acabam desperdiçando tempo e recursos sem trazer bons resultados. Vamos a um exemplo.

A importância dos relatórios em um exemplo prático

Suponha que você fez o balanço mensal da sua clínica e percebeu 2 situações perigosas:

  1. sua margem de lucro ficou muito pequena naquele mês;
  2. a agenda da clínica está com muitos horários vagos, você não conseguiu a lotar com pacientes

Coincidentemente, na mesma semana, o representante de um canal de mídia o procurou oferecendo espaço publicitário alternativo: TV’s que ficam dentro de elevadores de prédios comerciais da sua cidade.

A proposta parecia muito interessante. Alta circulação de pessoas e custos mais baixos que outras mídias, como outdoor, jornal e rádio. Então, acreditando que irá conseguir lotar sua agenda e aumentar seu lucro para o mês seguinte você faz a contratação.

Mas, no próximo balanço, observa um quadro muito parecido com o do mês anterior: agenda com muito espaço ocioso e, dessa vez, prejuízo, em função de ter aumentado os custos com a compra de mídia.

Mas o que faltou para essa estratégia dar certo? Análise!

Antes de decidir que a melhor saída seria investir em marketing para lotar a agenda e aumentar a margem de lucro, era importante ter considerado outros fatores.

Será que o lucro não está baixo em função de algum custo que anda alto demais? Identificando e reduzindo este custo, a margem já aumenta de imediato.

Quanto ao marketing, de fato é bom para o negócio manter as agendas lotadas. Afinal, espaços ociosos representam custo. Mas para divulgar, é necessária uma identificação primária crucial: com quem você quer falar?

Apostar no canal de marketing correto depende de conhecer bem o perfil do seu público. Com um relatório, você poderia ter descoberto que a maioria das pessoas que frequenta os locais onde foi veiculada sua divulgação não têm perfil do seu público-alvo. E que o melhor seria ter apostado em outra alternativa, evitando o desperdíco de recursos.

Situações similares a essa são muito comuns em clínicas que ainda não implantaram a cultura da análise estratégica para as tomadas de decisão. Agora que já identificou a causa das suas principais falhas de gestão, é preciso encontrar um método de melhorar o modelo de gestão e, consequentemente, os seus resultados.

Invista em métodos de controle eficientes

controle financeiro

Se no seu atual modelo de gestão não há há tempo hábil para gerar relatórios e realizar análises antes de tomar decisões, você precisa então revê-lo. Ou continuará perdido, sem saber direito os números da sua clínica, contando com altas margens de erro de cálculos e tomando decisões sem basear-se em dados reais.

Para melhorar o modelo de gestão, há dois caminhos.

O primeiro e mais comum é contratar um gestor competente e experiente no segmento de clínicas odontológicas. Ele cuidará de todas as demandas administrativas, fará o registro dos dados, emitirá os relatórios e vocês poderão discutir juntos os resultados e as medidas a adotar.

O problema é que mesmo para um gestor com dedicação exclusiva, o volume da movimentação pode ser tão grande que ele não dê conta sozinho. Além disso, em muitas clínicas os rendimentos não permitem a contratação de um profissional deste nível.

Por isso, o segundo caminho pode ser a saída mais interessante – a contratação de um sistema de automação. Ele pode oferecer um diversificado conjunto de soluções à sua clínica, garantindo o registro seguro das informações, automatizando a filtragem de dados e geração de relatórios, reduzindo atividades operacionais e melhorando a produtividade da sua equipe.

Com um sistema, em apenas poucos cliques você conseguirá emitir eficientes relatórios de onde quer que você esteja, via internet. Esta tem sido a solução mais procurada por donos de clínicas em função do ótimo custo-benefício.

Mas e a inteligência analítica? Bem, com o passar do tempo, você vai adquirindo esse know-how e aumentando sua expertise na gestão do seu negócio. Todavia, quando precisar de algum apoio para uma tomada de decisão mais complexa, pode contratar um consultor.

O profissional o atenderá pontualmente para solucionar seu problema e você paga seus honorários por hora trabalhada. Gerando um custo muito menor que contratar um gerente experiente em regime CLT.

O mais interessante neste caso, é que o consultor vai transmitindo conhecimento ao longo do seu atendimento. Então você conseguirá, em pouco tempo, chegar à mesma linha de raciocínio sem precisar contratá-lo mais.

Como revolucionar a gestão da clínica com a análise de relatórios

Agora que você já percebeu real importância de poder contar com bons relatórios, vamos a alguns exemplos de utilização no dia a dia da sua clínica. Confira:

Relatórios Financeiros

O primeiro grande benefício é a automação do fluxo de caixa. Você consegue verificar as despesas e receitas diárias em tempo real e com poucos cliques.

O software facilita também o levantamento do lucro, do custo médio por atendimento, dos valores de repasse para cada dentista, entre outros.

Você pode fazer análises inteligentes filtrando, por exemplo: o faturamento e o custo isolados  por dentista,  por procedimento,  por paciente  por plano odontológico.  Assim terá um panorama da modalidade de serviços  que é mais rentável à clínica, bem como  pode descobrir se há atendimentos que trazem prejuízo em vez de lucro.

Relatórios de Atendimento

Tratam-se de relatórios a partir dos registros da agenda de atendimentos. Você pode filtrar as informações por período, por paciente, por procedimento, por dentista e por plano odontológico e por CID.

Uma boa utilização estratégica desses relatórios é a identificação de retornos dos pacientes. Utilizando os filtros, você pode gerar uma lista dos seus pacientes que não retornaram à clínica 6 meses após sua primeira consulta, por exemplo.

Com os dados em mãos, pode programar o disparo de e-mails, de mensagens sms, de mensagens de Whatsapp e até mesmo de ligações. Poderá  avisar aos pacientes que são recomendáveis visitas semestrais ao dentista e que está na época do seu retorno, já  propondo o agendamento de uma consulta. 

Este tipo de ação traz benefícios múltiplos. O principal é aumentar a lotação da agenda sem precisar de altos investimentos em Marketing. Além disso,  ainda transmite ao seu paciente uma imagem muito positiva ao seu paciente,  que se sentirá especial percebendo que sua clínica se preocupa com sua saúde e bem-estar.

Banco de Dados e Ações de Relacionamento

Contando com um sistema de cadastros automatizado, que armazena as informações dos seus pacientes de maneira segura e organizada, você tem um tesouro em mãos.

Poderá gerar relatórios descobrindo o perfil do seu público-alvo.  Listará, por exemplo, o sexo, a idade e a região da maioria dos seus pacientes. Assim quando for pensar em ações de Marketing, poderá direcionar esforços para atingir as pessoas certas.

Outra utilização importante desses dados é para a criação da agenda de um programa de relacionamento. Tendo acesso ao um bom relatório, é possível o envio de mensagens personalizadas de aniversário, dia das mães, dia dos pais, natal, entre outros.

Parafraseando Einstein, podemos dizer que que é impossível alcançar melhores resultados na sua clínica fazendo sempre as mesmas coisas,  sem implementar mudanças e melhorias.

Agora que já descobriu quão valiosas são as informações que você terá ao implantar a cultura dos relatórios de gestão, o próximo passo é viabilizar a utilização deles no seu dia-a-dia.

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