Construir uma carreira como dentista montando sua própria clínica muitas vezes não é tão simples quanto parece.

Movidos pelo sonho de ser dono do próprio negócio, muitos dentistas empreendem para garantir independência financeira. Querem manter uma boa renda sem depender apenas dos seus atendimentos a pacientes, recebendo também um bom percentual do atendimento dos demais dentistas que atuam em sua clínica.

Dessa forma, seus ganhos não diminuem quando ele se ausenta da clínica para férias, viagens, cursos, congressos, entre outros. Porém, em clínicas odontológicas a realidade é um pouco mais complexa…

Com quatro funcional enxuto e margens de lucro estreitas, geralmente não é possível contratar um gestor que cuide da administração da clínica. Então esta função acaba ficando a encargo do dentista proprietário.

Como consequência, acumula muitas horas de trabalho,  se privando de descanso, de lazer e de atividades sociais, prejudicando seu bem-estar e sua qualidade de vida.

Enfim, atuar como dentista e ainda liderar uma clínica é um desafio e tanto. Para te ajudar a identificar os pontos críticos e a vencê-los, criamos este artigo. Acompanhe.

Principais desafios do dentista empreendedor

Os desafios mais comuns aos dentistas que empreendem estão em conciliar a administração da clínica e a gestão de pessoal com sua rotina de atendimento aos pacientes.

Para ser um bom gestor, o dentista precisará investir em conhecimento da área administrativa, uma vez que não o recebe na sua formação odontológica.   

Sua rotina, então, se divide entre ter que dar conta de atender seus pacientes e executar suas atividades de gestor. No tempo que sobra (quando sobra), ainda busca constantemente aprender mais sobre gestão para otimizar a performance do seu negócio.

Entretanto, na maioria das clínicas as atividades de gestor são 80% operacionais e apenas 20% analíticas e estratégicas. Os registros manuais de movimentação financeira consomem muito tempo, além de serem bem cansativos.

Além disso, ainda é preciso lidar com a gestão de pessoal, mediar conflitos internos e buscar soluções eficientes para problemas de atendimento, sob pena de acabar perdendo bons pacientes.

Surge aí a possibilidade de problemas crônicos.

O primeiro deles é você não conseguir investir em conhecimento de gestão para melhorar a performance do seu negócio. Ou, quando consegue aprender, não conseguir colocar as técnicas em práticas, devido à falta de tempo e mão de obra qualificada.

O segundo, refere-se à uma cultura empresarial desintegrada, na qual cada membro da equipe preocupa-se apenas em fazer o que julga ser sua parte.  Nesse caso não há soma de esforços para atingir aos objetivos globais da empresa por diversas razões.

Para fugir deste cenário, você precisa investir mais tempo na sua função de líder. Além de praticar o que preconiza e dar bom exemplo, você deve promover a troca de informações. Ouvir  todos os membros da equipe e fazê-los se sentirem parte da empresa, entendendo a importância da sua atuação para o crescimento e prosperidade do negócio.

Obviamente, deve fazê-los também perceber que crescerão junto com a empresa. E que ao dedicarem-se ao máximo como equipe, todos terão vantagens, reconhecimento e crescimento profissional.

Em suma, pode-se concluir que o grande desafio é fazer uma boa gestão de tempo para desempenhar todas essas funções.  Sua hora trabalhada como dentista empreendedor é muito cara. Então, não gaste tempo demais atividades puramente operacionais, que não agregam valor real ao seu negócio.

Melhorando a gestão do seu tempo, você poderá dedicar-se ao que realmente importa. Ao que trará resultados concretos e proporcionará o crescimento da sua clínica.

Como será sua clínica  daqui 1 ano se você não solucionar seus problemas hoje?

Não é preciso ter poderes sobrenaturais para conseguir fazer este tipo de previsão.

Tendo em vista a situação da maioria das clínicas odontológicas, é possível traçar um panorama do que acontece quando não há uma boa gestão de tempo do dentista proprietário.

Confira as previsões abaixo:

Desgaste físico e mental

Sem focar na sua gestão do tempo e em eliminar todas as atividades que não precisariam ser necessariamente realizadas por ele, o dentista líder entra em uma rotina de sobrecarga.

Diariamente fica trabalhando mais horas que o planejado para poder dar conta de suas demandas. Reduz seu tempo de descanso, de lazer e de convívio com a família.

Além disso, sente-se inseguro em qualquer ausência sua à clínica, pois teme perder o controle da movimentação financeira e também acumular trabalho que não conseguirá colocar em dia.

Como consequência, terá desgaste físico e mental, por não descansar adequadamente. Trazendo  riscos à sua saúde e à qualidade de suas atividades profissionais.

Problemas no atendimento

Sem conseguir promover e participar de frequentes momentos de trocas de informação entre toda a equipe, o dentista não toma conhecimento dos principais problemas de atendimento nem das insatisfações dos pacientes.

Ao longo do tempo, essas falhas são incorporadas como cultura de atendimento e acabam fazendo parte da identidade da empresa. Assim, pacientes insatisfeitos que percebem o padrão, procuram por outra clínica.

Mara manter a agenda lotada, você acaba tendo que aumentar os investimentos em marketing para atrair constantemente novos pacientes. Isso aumenta os custos fixos de funcionamento da clínica e, consequentemente, reduz os lucros também.

Margem de lucro estreita

Preso a atividades operacionais que consomem muito do seu tempo, as análises de gestão ficam muito superficiais.

Sem conseguir identificar padrões e pontos falhos, o dentista não consegue agir na raiz dos problemas. Foca apenas em remediá-los pontualmente a cada vez que surgem. 

Desse modo, não consegue implementar ações que reduzam custos. Bem como também não conseguem realizar melhorias que permitam o crescimento do negócio, tais como reformas, aumento na quantidade de cadeiras, abertura de filiais. E vive sob a pressão de aumentar o faturamento para garantir o lucro da clínica no volume dos atendimentos.

Assim, seus rendimentos seguem sempre o mesmo padrão, com uma margem de lucro estreita e sem fôlego para investimentos nem para crescimento comercial. 

Dicas para superar o desafio

Para conseguir prover à sua clínica lucro suficiente para investir  no seu crescimento, é fundamental otimizar a gestão do tempo e focar em planejamento.

Confira, abaixo, os 4  primeiros passos para você conseguir vencer este desafio.

1- Otimize a Gestão do Seu Tempo

É imperativo conseguir garantir tempo hábil para atividades analíticas e estratégicas. Levante todas as atividades operacionais que você executa hoje e poderiam automatizadas ou realizadas por alguém com menor nível de instrução.  

Aposte em sistemas que  automatizem atividades operacionais, como os sofwares de gestão odontológica. O investimento representa aproximadamente  15% do custo da contratação de um funcionário que receba um salário mínimo mensal.

Esse programa lhe trará ganho de tempo com a organização do atendimento e das informações, a agilidade da geração relatórios e com o controle financeiro.

Somente eliminando atividades da sua rotina você conseguirá elevar o nível da sua gestão. Sem esta ação, não terá fôlego para os próximos passos.

2- Crie a rotina de reuniões de equipe

Com mais tempo disponível, seu próximo passo deve ser o de conhecer melhor a realidade da sua clínica.

Crie uma rotina de reuniões com toda a sua equipe para levantar os principais pontos fracos e as principais oportunidades. Ninguém melhor que aqueles atuantes na linha de frente para trazer uma noção real das prioridades.

Incentive sua equipe a também sugerir soluções viáveis e não apenas apontar os problemas esperando que você solucione todos. Valorize todas as sugestões, mesmo as inaplicáveis, pois elas representam um esforço honesto em ajudar.

Com esta rotina, além de estar por dentro de tudo que deve ser melhorado na sua clínica, você ainda fortalece o clima interno. Faz com que todos os membros da equipe sintam-se importantes, valorizados, parte da empresa.

3- Crie um plano de ações

Tendo conhecimento dos principais problemas e das principais oportunidades, levantados em pesquisa, observação e em suas reuniões de equipe, agora é o momento de planejar suas  ações.

Crie um documento com as ações a implementar, complementando:

• descritivo de cada ação, detalhando o objetivo principal e o passo a passo para execução;
• recursos necessários (verba, espaço físico, materiais, equipe, etc);
• prazo estimado para conclusão;
• delimitação do responsável pelo controle e dos envolvidos na execução;
• descritivo do resultado esperado;

Com este guia em mãos será muito mais fácil manter o foco e a energia em ações que tragam melhorias concretas ao negócio.

Não esqueça de  apresentar o documento à sua equipe e considerar suas sugestões. Afinal, você não fará nada sozinho.

4- Tire um tempo para você

Planeje sua rotina de trabalho, dividindo os horários em que deve se dedicar ao atendimento dos seus pacientes, às atividades de gestão e ao seu descanso.

Inclua pequenas pausas entre os atendimentos para você tomar um café e arejar suas ideias. Assim não se sentirá tão cansado nem terá perda de produtividade.

Além disso, dentro do plano anual da sua empresa, inclua também seu período de férias. Uma pausa se desconectando das atividades profissionais é fundamental para manutenção da sua saúde, da sua motivação e da qualidade das suas atividades.

Esta também é a oportunidade perfeita para testar a atuação da sua equipe na sua ausência.

Se não são possíveis pausas maiores, distribua ao longo do ano algumas mini-férias de uma semana. O importante é você conseguir descansar e aproveitar de momentos de lazer durante a jornada de expandir seu negócio.

Nesse artigo, vimos que o segredo para o crescimento da sua clínica é uma eficiente gestão do tempo.

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