Política de Privacidade

Em resumo

A clínica é a controladora dos dados dos pacientes. O SmartSmile é operador: trata esses dados só para prestar o serviço, seguindo as instruções da clínica.

O SmartSmile é controlador apenas dos dados da conta da clínica e dos usuários, e dos dados de cobrança.

Os dados de cada clínica ficam separados dos de outras clínicas no sistema. Nossa equipe só acessa dados para suporte e manutenção.

Não vendemos dados nem usamos dados de pacientes para publicidade.

Pedidos sobre seus dados: contato@smartsmile.net.br.

1. Quem somos

O SmartSmile é desenvolvido e operado por EL Tecnologia da Informação LTDA, CNPJ 15.741.146/0001-65, com sede em Brasília/DF (“SmartSmile”, “nós”). Esta política explica como tratamos dados pessoais no site e no sistema, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei 13.709/2018).

2. Quem é quem na LGPD

A clínica é a controladora dos dados pessoais e de saúde de seus pacientes. Ela decide quais dados registrar e para quê.
O SmartSmile é operador desses dados: trata apenas por conta da clínica, para prestar o serviço, e nunca para finalidade própria.
O SmartSmile é controlador dos dados da conta da clínica, dos usuários do sistema e da cobrança do serviço.

Se você é paciente, seus dados são inseridos e geridos pela clínica que atende você. Dúvidas e pedidos sobre eles devem ir primeiro à clínica (veja a seção 11).

3. Quais dados tratamos

Cadastro da clínica e dos usuários (SmartSmile como controlador)

Nome da clínica e da filial, nome do responsável, e-mail e celular informados no cadastro.
Para cada usuário: nome, login e senha (guardada com hash, nunca em texto puro), perfil de acesso e, quando aplicável, registro profissional (CRO).
Dados de cobrança do plano contratado.
Registro de ações no sistema (quem criou, editou ou excluiu o quê, e quando), para segurança e rastreabilidade.

Dados que a clínica registra no sistema (SmartSmile como operador)

Identificação e contato de pacientes: nome, telefone, endereço, foto e outros dados do cadastro.
Dados de saúde (sensíveis): prontuário, anamnese, histórico de atendimentos e procedimentos, documentos emitidos (atestados e receituários em PDF).
Arquivos do paciente enviados pela clínica, como imagens e documentos.
Dados financeiros do atendimento: orçamentos, pagamentos, caixa, faturamento e repasse a dentistas.

WhatsApp (quando a clínica ativa o recurso)

As credenciais da sessão do WhatsApp conectado por QR code, necessárias para o envio funcionar.
O histórico das mensagens enviadas: tipo, data, situação (enviada, falha etc.) e número de destino.

Site institucional

Dados que você digita em formulários, como o de cadastro e o de contato. Veja cookies na seção 10.

4. Para que usamos os dados

Criar e manter a conta e o período de teste, e controlar o acesso de cada usuário.
Prestar o serviço: agenda, prontuário, arquivos, financeiro, documentos, relatórios e mensagens por WhatsApp.
Cobrar o plano contratado e cumprir obrigações fiscais.
Dar suporte e manter o sistema seguro, estável e auditável.
Cumprir obrigações legais e responder a autoridades quando exigido.

Não usamos dados de pacientes para publicidade, perfilamento ou venda a terceiros.

5. Bases legais

Para os dados em que somos controlador, usamos principalmente a execução de contrato com a clínica, o cumprimento de obrigação legal (por exemplo, fiscal) e o legítimo interesse (segurança, prevenção a fraude e melhoria do serviço).

Para os dados de pacientes, quem define a base legal é a clínica, controladora. Em geral, o tratamento de dados de saúde por profissionais de saúde se apoia na tutela da saúde (art. 11, II, “f”, da LGPD) e na obrigação legal de manter prontuários. O envio de mensagens aos pacientes por WhatsApp exige que a clínica tenha base legal adequada, como o consentimento do paciente.

6. Mensagens por WhatsApp

A clínica conecta o próprio número de WhatsApp lendo um QR code. Usamos um método de conexão não oficial, que não é a API oficial do WhatsApp Business.
Guardamos as credenciais da sessão e o histórico dos envios (tipo, data, situação e número) apenas para operar o recurso.
A clínica é responsável pelo conteúdo das mensagens, por ter base legal ou consentimento para contatar o paciente e por respeitar quem pedir para não receber mais mensagens.
O SmartSmile não é afiliado ao WhatsApp ou à Meta. Há riscos que descrevemos nos Termos de Uso, como restrição ou bloqueio do número pelo WhatsApp.

7. Compartilhamento

Não vendemos dados. Compartilhamos apenas:

com prestadores de infraestrutura e serviços indispensáveis para o sistema funcionar, sob dever de confidencialidade.
quando exigido por lei, ordem judicial ou autoridade competente;
com autorização da clínica ou do titular, quando aplicável.

8. Segurança e onde ficam os dados

Os dados de cada clínica são isolados dos de outras clínicas no nível da aplicação, em um banco de dados compartilhado: cada clínica enxerga apenas os seus dados.
Senhas são armazenadas com hash, nunca em texto puro.
O acesso a cada funcionalidade é controlado por perfil de usuário.
A comunicação com o site e o sistema usa conexão segura (HTTPS).
A equipe do SmartSmile só acessa dados de uma clínica para suporte ou manutenção, com autorização da clínica ou quando necessário para corrigir um problema.
Os dados ficam armazenados em infraestrutura sob controle do SmartSmile.

Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Se ocorrer um incidente que possa causar risco relevante a dados pessoais, comunicaremos as clínicas afetadas e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), conforme a lei.

9. Por quanto tempo guardamos

Clínica com assinatura ativa: os dados ficam armazenados enquanto o contrato estiver ativo.
Fim do teste gratuito sem assinatura: a conta fica em modo somente leitura (os dados continuam visíveis, mas não é possível salvar alterações) até a contratação de um plano. Hoje nenhum dado é apagado automaticamente. Se a conta de teste não virar assinatura, os dados são mantidos por 90 dias após o fim do teste; antes disso avisamos a clínica por e-mail e, depois, eliminamos ou anonimizamos os dados.
Contrato encerrado: a clínica pode pedir a exportação dos dados. Depois, eles são eliminados ou anonimizados, exceto o que precisarmos guardar para cumprir obrigações legais ou exercer direitos em processos.

Prontuários odontológicos têm prazo de guarda definido pela legislação e pelo conselho profissional; a decisão de eliminar dados de pacientes é da clínica, como controladora.

10. Cookies e rastreamento

O site usa apenas o que é essencial para funcionar. No momento não usamos cookies de publicidade nem ferramentas de análise de audiência.

11. Seus direitos

Conforme o art. 18 da LGPD, o titular pode pedir: confirmação de que tratamos seus dados, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, portabilidade, informação sobre compartilhamento e revogação de consentimento, quando aplicável.

Dados de pacientes: peça primeiro à clínica, que é a controladora. Se o pedido chegar até nós, encaminhamos à clínica e a apoiamos para atendê-lo.
Dados da conta e da cobrança: peça diretamente a nós, em contato@smartsmile.net.br.

O encarregado pelo tratamento de dados pessoais (DPO) pode ser contatado pelo e-mail acima.

12. Alterações desta política

Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no sistema ou na lei. A data de atualização fica no topo da página e mudanças relevantes serão comunicadas às clínicas.

13. Contato

Dúvidas sobre esta política ou sobre seus dados: contato@smartsmile.net.br.