Faturamento odontológico trata-se de toda receita gerada pelo atendimento a pacientes, seja em consultas ou em procedimentos. Ter um faturamento alto é a meta de toda empresa, mas no caso de clínicas odontológicas é uma questão vital.

Por trabalhar margens de lucro baixas, ter um faturamento alto é fundamental para garantia da saúde do negócio. Muitas vezes, os preços atraem muitos pacientes, mas mesmo assim a clínica acaba faturando menos que o necessário.

Isso pode estar ocorrendo devido a diversos obstáculos que, diariamente, fazem milhares de dentistas perder tempo e dinheiro.

Para ajudar você a aumentar seu faturamento odontológico, neste artigo vamos levantar esses obstáculos e dar dicas para você superá-los. Acompanhe!

Seu modelo de gestão pode estar atrapalhando

Há basicamente três obstáculos que geram desperdício de tempo e dinheiro, impedindo o bom faturamento em clínicas odontológicas. Conheça:

1. Dentistas com período de atendimento reduzido, muito ocupados com atividades administrativas

Em boa parte das clínicas odontológicas, o dono é um dos dentistas que faz atendimentos.

Por ter uma equipe enxuta, ele mesmo fica responsável por fazer os fechamentos financeiros. Calcula as contas a receber, as contas a pagar e os valores a serem repassados aos demais dentistas.

O grande problema é que o alto volume de atendimentos é diretamente proporcional à demanda de atividades administrativas. E elas tornam ainda mais onerosas, uma vez que enquanto está realizando-as, o dentista não atende seus pacientes.

2. Espaço ocioso na agenda

Faltas dos pacientes prejudicam bastante o faturamento, pois impedem o reagendamento ou encaixe de outros pacientes naquela vaga. Daí o dentista é obrigado a aguardar ocioso até o horário do próximo paciente.

A maior causa dos períodos ociosos nas agendas geralmente é a falha na confirmação dos agendamentos. Com um alto volume de pacientes diários e uma ampla lista de atividades operacionais e manuais,  as recepcionistas ficam sem tempo hábil para contatar os pacientes e confirmar os agendamentos.

3. Falhas de atendimento

Também em consequência do alto volume de atendimentos, a probabilidade das falhas humanas aumenta bastante.

Além de terem de realizar atendimentos com menos tempo hábil para gentilezas, as secretárias ainda podem cometer falhas no registro dos procedimentos, na cobrança dos pacientes e no repasse dos valores para o respectivo dentista.

Qualquer uma dessas situações gera prejuízo à clínica. A satisfação do paciente é igualmente importante à correção e segurança dos registros financeiros dos procedimentos, sob pena de perder pacientes, perder indicações, faturar menos que devia ou ter de fazer devoluções em dinheiro ao paciente.

Veja quanto você pode estar deixando de faturar

Em uma clínica com 3 cadeiras, geralmente é necessário que o dentista proprietário reserve um dia da sua semana apenas  para calcular o fechamento.

Neste período, ele deixa de atender cerca de 20 pacientes. Calculando que cada atendimento renda um faturamento médio de R$100,00, em um único dia você deixa de faturar R$2.000,00.

Considerando esta mesma média para o período de um mês, você sai perdendo R$8.000 mensais.

Além disso, sempre é importante considerar pelo menos uma taxa mínima de absenteísmo. Por maior que seja o esforço dedicado, sempre há algum paciente que falta sem comunicar com antecedência.

Considerando a razoável média de 2 ausências diárias por cadeira, pensando ainda no mesmo valor médio de R$100 por atendimento, temos o montante de R$600 semanais, R$2.400 mensais.

Então, somando ambos os custos temos um montante de R$10.400 reais que você pode estar deixando de faturar mensalmente.

Este valor faria alguma diferença positiva no crescimento do seu negócio? Com absoluta certeza sim!

Então, comece hoje mesmo a debruçar esforços para melhorar seu faturamento odontológico e parar de deixar dinheiro na mesa.

Invista em um modelo de gestão eficiente

Investimento em ferramentas de gestão para clínicas odontológicas geralmente é um assunto polêmico.

Em função da margem de lucros estreita, é preciso reduzir todos os custos possíveis. Porém, o desafio é saber diferenciar custos e investimentos.

Os custos levam seu dinheiro embora sem trazer retornos financeiros. Como por exemplo aumento das taxas e impostos, aumento no custo do aluguel da clínica, os desperdícios.

Já os investimentos trazem benefícios, mesmo que indiretos. Este é o caso das ferramentas de gestão.

Elas geralmente demandam de investimentos com aquisição de licença, ou com mensalidades. Mas te fazem ganhar o recurso mais precioso para aumentar seu faturamento: TEMPO!

Imagine só quantos atendimentos a mais você poderia fazer sem atividades administrativas manuais, tendo todos os históricos dos atendimentos registrados em tempo real e ainda podendo consultar as informações financeiras da empresa remotamente, de onde você estiver. Com tecnologia é possível!

Há casos, inclusive, onde o investimento em uma ferramenta de gestão traz lucro direto. É o caso dos softwares de gestão que automatizam atividades operacionais, por exemplo.

Se você considerar os R$ 10.400 que deixa de faturar ao mês por envolver-se demais em atividades operacionais, certamente fará um investimento menor que 10% deste valor nas ferramentas e terá um lucro bem considerável.

Aposte nesses 5 passos para melhorar o seu faturamento odontológico

Agora que você já entendeu melhor os motivos do seu faturamento estar abaixo do esperado, é importante conhecer que ações pode tomar pontualmente para melhorar este cenário.

Confira, aqui, 5 passos básicos para melhorar sua performance:

1. Explore totalmente sua capacidade de atendimento

Faça um cálculo realista de quantos pacientes sua clínica consegue atender por dia, considerando a média de atrasos, os intervalos necessários entre um paciente e outro e respeitando a velocidade média de atendimento de cada profissional.

Otimize tudo que for possível no agendamento dos horários, incluindo considerar a viabilidade de informar ao paciente a obrigatoriedade de chegar 15 minutos antes do horário agendado para os registros na recepção.

Tendo conhecimento do número máximo de atendimentos possíveis, é importante traçar metas junto à sua equipe para alcançar esta lotação. Realizar confraternizações para valorizar a equipe quando as metas são atingidas é uma ótima estratégia de reconhecimento, valorização e motivação. E custa pouco!

2. Estudar e controlar a periodicidade de visitas dos pacientes

O tempo médio de retorno a uma consulta é uma informação importante para diversas ações.

Com ferramentas de agendamento eletrônico fica mais fácil levantar quando foi a última consulta de determinado paciente, e até mesmo programar o disparo automático de mensagens relembrando-o do retorno.

Esta é uma importante medida que vai além de garantir a reconsulta: também demonstra ao paciente uma real preocupação da clínica com a sua saúde, fortalecendo a imagem da empresa e o relacionamento com o cliente.

3. Eliminar a ociosidade da agenda

Espaços vagos na agenda representam mais que uma possibilidade de faturamento não alcançada… são prejuízos mesmo!

Seus dentistas, as secretárias e toda sua estrutura precisam ser aproveitados ao máximo durante os horários de funcionamento da clínica.

Para eliminar as brechas, vale a pena ter um profissional atento especificamente a este assunto, organizando a agenda do dia vigente e do dia seguinte e fazendo todos os encaixes e adiantamentos de atendimento possíveis para preencher os períodos vagos.

Reduzir atividades operacionais para investir nessas ações estratégicas é um ótimo meio de rentabilizar sua mão de obra disponível e aumentar o lucro.

4. Divulgar a clínica para lotar os horários

Após dominar o processo de otimização do aproveitamento dos horários da agenda, é hora de atrair mais pacientes para deixá-la sempre lotada.

Aposte em ações contínuas de Marketing para sua marca ficar mais conhecida. O índice de pacientes que finaliza um atendimento e não volta mais tende a ser maior que o número de retornos, então você deve sempre atrair novos pacientes para garantir a saúde do seu faturamento.

Porém, é importante estar atento às normas de publicidade para o segmento da saúde, evitando comunicação irregular e notificações junto aos órgãos reguladores.

5. Automatizar atividades administrativas operacionais

Automatizar as atividades administrativas traz uma série de vantagens. Conheça algumas:

• Oferece mais segurança com os cálculos, que podem trazer uma série de custos desnecessários em virtude de falhas de digitação e de atenção.
• Reduz o seu tempo gasto em atividades administrativas, possibilitando o atendimento de mais pacientes, o que aumenta diretamente seu faturamento.
• Reduz a demanda operacional das suas secretárias. Menos sobrecarregadas, elas podem dedicar-se a mais atividades estratégicas que otimizam o atendimento dos pacientes.
• Melhora a qualidade do seu atendimento, aumentando as probabilidades de indicações.
• Reduz o risco de juros e multas pelo esquecimento do pagamento de contas na data de vencimento, com as notificações de ferramentas de controle das contas a pagar.
• Permite o acesso remoto aos dados da clínica, para você poder monitorar de onde estiver.
• Gera poderosos relatórios de gestão, que apontam os resultados das ações que você vem adotando e ajudam a entender o caminho a percorrer para sua clínica chegar ao nível que você deseja.

Existem ótimos softwares, especializados na gestão de clínicas odontológicas. Porém, o segmento de clínicas tem características muito singulares a serem levadas em conta, como a baixa margem de lucro e o alto volume de atendimentos.

Por isso, a solução mais eficiente é contratar um programa especializado nesse mercado, oferecendo todos os recursos que sua clínica odontológica precisa.

Para este nicho, uma das melhores opções do mercado é o software SmartSmile que oferece ferramentas de agenda online, prontuário odontológico eletrônico dos pacientes, controle de faturamento, fluxo de caixa, gestão de arquivos e geração de relatórios estratégicos.

Viu só como é vantajoso e viável revolucionar a gestão da sua clínica odontológica? Dê hoje mesmo este importante passo e aproxime-se do resultado que você tanto almeja com seu negócio.